Wer darf die Kündigung unterschreiben? Was Arbeitgeber vor der Unterschrift klären sollten

Warum die Unterschrift über die Wirksamkeit entscheidet

Für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses gilt strenge Schriftform. Das bedeutet: Papier und eine eigenhändige Unterschrift. E-Mail, PDF-Scan, Fax, WhatsApp oder eine digitale Signatur genügen nicht – auch dann nicht, wenn der Arbeitnehmer das Schreiben nachweislich erhalten hat. Die elektronische Form ist bei der Kündigung ausdrücklich ausgeschlossen, und daran haben auch die Entbürokratisierungsgesetze der letzten Jahre nichts geändert.

Die Unterschrift muss zudem ein individueller Schriftzug sein, der erkennbar als Namenszug gemeint ist. Ein bloßes Kürzel oder eine Paraphe reicht nicht. Und: Der Arbeitnehmer muss das unterschriebene Original erhalten, nicht die Kopie.

Wer darf die Kündigung unterschreiben?

Unproblematisch ist die Unterschrift durch den gesetzlichen Vertreter – bei der GmbH also den Geschäftsführer, bei der AG den Vorstand. Vorsicht bei Gesamtvertretung: Sind zwei Geschäftsführer nur gemeinsam vertretungsberechtigt, müssen auch beide unterschreiben. Ein Blick ins Handelsregister vor der Kündigung kostet eine Minute und erspart ein Verfahren.

Auch ein Prokurist kann wirksam kündigen; seine Vertretungsmacht ist im Handelsregister öffentlich einsehbar. Bei Gesamtprokura gilt wieder: Es braucht die zweite Unterschrift einer gemeinsam zeichnungsberechtigten Person.

Schwieriger wird es bei allen anderen – Personalleitung, HR-Business-Partner, Niederlassungsleitung, Teamleitung. Diese Personen handeln als rechtsgeschäftlich Bevollmächtigte. Sie können wirksam kündigen, aber nur, wenn der Arbeitnehmer ihre Vollmacht nachvollziehen kann. Genau hier entsteht das praktische Risiko.

Das Zurückweisungsrecht: der häufigste Stolperstein

Unterschreibt ein Bevollmächtigter, darf der Arbeitnehmer die Kündigung zurückweisen, wenn ihr keine Vollmacht im Original beiliegt. Die Zurückweisung muss unverzüglich erfolgen – in der Praxis rechnet man regelmäßig mit etwa einer Woche. Weist der Arbeitnehmer wirksam zurück, ist die Kündigung endgültig unwirksam. Sie können zwar erneut kündigen, verlieren aber die Zeit und beginnen die Kündigungsfrist von vorn. Bei einer fristlosen Kündigung kann das den Fall komplett kippen, weil die Zwei-Wochen-Frist für die außerordentliche Kündigung inzwischen abgelaufen sein kann.

Zwei Wege schließen dieses Risiko aus:

Erstens: Originalvollmacht beilegen: Keine Kopie, kein Scan – das unterschriebene Original der Vollmachtsurkunde, ausgestellt vom Geschäftsführer, geht zusammen mit der Kündigung hinaus.

Zweitens: den Arbeitnehmer vorab in Kenntnis setzen: Wurde ihm bekannt gemacht, dass eine bestimmte Person kündigungsbefugt ist, entfällt das Zurückweisungsrecht. Dafür genügt nicht irgendein interner Vorgang; die Information muss der Vorlage einer Vollmacht gleichwertig sein. Praktisch heißt das: Die Berufung in eine Position, mit der üblicherweise das Kündigungsrecht verbunden ist – typischerweise die Personalleitung – muss der Belegschaft erkennbar mitgeteilt worden sein, etwa durch eine Bekanntmachung bei Amtsantritt oder einen entsprechenden Hinweis im Arbeitsvertrag.

Ein Detail aus der Praxis: Der Zusatz „i. A.“ vor der Unterschrift kann als Erklärung eines bloßen Boten verstanden werden. Sauberer ist „i. V.“ – oder besser noch, die Vertretungsstellung im Schreiben klar zu benennen.

Was Sie jetzt prüfen sollten

Drei Punkte lohnen sich – unabhängig davon, ob gerade eine Trennung ansteht:

• Vertretungsverhältnisse abgleichen: Stimmt die tatsächliche Zeichnungspraxis mit dem Handelsregister überein? Wer kündigt in Ihrem Unternehmen faktisch, und ist das rechtlich gedeckt?
• Vollmachten schriftlich vorhalten: Legen Sie für die kündigungsbefugten Personen Originalvollmachten an, die bei Bedarf sofort verfügbar sind.
• Transparenz herstellen: Nehmen Sie eine Klausel zur Kündigungsbefugnis in neue Arbeitsverträge auf und machen Sie Personalverantwortliche bei Amtsantritt intern bekannt.

Wichtig ist der Zeitpunkt: Diese Vorbereitung muss vor dem Konfliktfall stehen. Ist die Kündigung erst zurückgewiesen oder die Drei-Wochen-Frist für die Kündigungsschutzklage angelaufen, lässt sich der Formfehler nicht mehr heilen.

Wir prüfen für Sie, wer in Ihrem Unternehmen wirksam kündigen kann, erstellen die passenden Vollmachten und begleiten Trennungen von der Vorbereitung bis zum Zugang des Schreibens. Sprechen Sie uns an, bevor die Kündigung geschrieben ist – dort entscheidet sich, ob sie hält.