Was das ist
Das Nachweisgesetz verpflichtet Sie, jedem Mitarbeiter die wesentlichen Bedingungen seines Arbeitsverhältnisses niederzulegen: Vertragsparteien, Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Vergütung mit allen Bestandteilen, Arbeitszeit, Urlaub, Kündigungsfristen und -verfahren, Probezeit, Fortbildungsanspruch, Hinweis auf Tarifverträge und betriebliche Altersversorgung. Ein vollständiger Arbeitsvertrag erfüllt das, ein Standardvertrag von 2019 meist nicht.
Was das für Sie heißt
Die Fristen sind gestaffelt: Name, Vergütung und Arbeitszeit am ersten Arbeitstag, der Großteil binnen sieben Tagen, der Rest binnen eines Monats. Seit dem Bürokratieentlastungsgesetz genügt die Textform, also ein PDF per E-Mail, wenn der Mitarbeiter das Dokument speichern und ausdrucken kann und Sie den Empfang bestätigen lassen. Ausgenommen sind Branchen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau, Gastronomie, Logistik: dort bleibt es bei Papier mit Unterschrift. Wer den Nachweis auf Papier verlangt, bekommt ihn. Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten mit bis zu 2.000 Euro je Fall.
Der typische Fehler
Der Betrieb nutzt einen Arbeitsvertrag, der seit Jahren unverändert ist. Es fehlen die Angaben zum Kündigungsverfahren, zur Zusammensetzung der Vergütung und zur Probezeit. Bei einer Prüfung des Zolls oder in einem Kündigungsstreit wird das zum Hebel: Bußgeld, und der Mitarbeiter beruft sich auf Unklarheiten, die zu seinen Gunsten gehen. Das Vertragsmuster einmal aktualisieren kostet eine Stunde.
Rechtsgrundlage
§ 2 NachwG (Inhalt, Fristen, Textform); § 3 NachwG (Änderungen); § 4 NachwG (Bußgeld); § 2a SchwarzArbG (Ausnahmebranchen)