Was das ist
Die E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das maschinell verarbeitet werden kann: XRechnung als reines XML oder ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML. Eine eingescannte oder als PDF verschickte Rechnung ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung schrittweise Pflicht.
Was das für Sie heißt
- Seit 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfang; die Buchhaltungssoftware muss das XML lesen können. Lieferanten dürfen seitdem ohne Ihre Zustimmung elektronisch abrechnen.
- Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, nicht vom Empfang.
- Archivierung: Das XML ist das Original und muss acht Jahre unverändert und auswertbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt nicht. Die Verfahrensdokumentation nach GoBD ist anzupassen.
Der typische Fehler
Ein Handwerksbetrieb mit 1,2 Millionen Umsatz stellt im Januar 2027 weiter PDF-Rechnungen an Geschäftskunden. Bei den Kunden ist der Vorsteuerabzug gefährdet, weil keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt; sie fordern E-Rechnungen nach. Die Buchhaltung muss sechs Wochen Rechnungen neu erstellen, die Zahlungen verzögern sich. Die Softwareumstellung im Herbst 2026 hätte einen Nachmittag gedauert.
Rechtsgrundlage
§ 14 Abs. 1, 2 UStG (Wachstumschancengesetz); § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln 2025 bis 2028); § 34a UStDV (Kleinunternehmer); § 14b UStG, § 147 AO (Aufbewahrung, seit 2025 acht Jahre); BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024