Was das ist
Datenschutz regelt, unter welchen Bedingungen Sie personenbezogene Daten verarbeiten dürfen: Name, E-Mail, Kundennummer, IP-Adresse, Gehalt. Die DSGVO gilt unmittelbar in der ganzen EU, das BDSG ergänzt sie. Es gibt keine Bagatellgrenze; der Handwerksbetrieb mit fünf Mitarbeitern unterliegt denselben Grundsätzen wie der Konzern, nur mit weniger Aufwand.
Was das für Sie heißt
- Jede Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage: Vertrag, gesetzliche Pflicht, berechtigtes Interesse oder Einwilligung. Die Einwilligung ist die schwächste, weil sie widerrufbar ist.
- Sechs Dauerpflichten: Informationspflichten (Datenschutzerklärung), Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Verträge mit Dienstleistern, technische und organisatorische Maßnahmen, Betroffenenrechte binnen eines Monats beantworten, Datenpannen binnen 72 Stunden melden.
- Ab 20 Personen, die ständig mit Daten arbeiten, brauchen Sie einen Datenschutzbeauftragten; extern ist das oft günstiger als intern. Bußgelder bis 20 Millionen Euro oder vier Prozent des Umsatzes; in der Praxis treffen kleine Unternehmen vier- bis fünfstellige Beträge.
Der typische Fehler
Die Datenschutzerklärung stammt aus einem Generator von 2019, das Verzeichnis existiert nicht, und der Newsletter geht an jeden, der je eine Rechnung bekommen hat. Solange niemand fragt, fällt das nicht auf. Dann beschwert sich ein Ex-Mitarbeiter bei der Aufsichtsbehörde, und die fragt nach allem auf einmal. Wer die Grundlagen nicht hat, kann in vier Wochen nichts nachweisen.
Rechtsgrundlage
Art. 5, 6 DSGVO (Grundsätze, Rechtsgrundlagen); Art. 13, 14 DSGVO (Information); Art. 28, 30, 32, 33 DSGVO; Art. 83 DSGVO (Bußgelder); § 38 BDSG (Datenschutzbeauftragter)