KI-Protokolle in Meetings: Was Sie vor dem Start regeln sollten

Warum das Mitschneiden zuerst eine Strafrechtsfrage ist

Das Strafgesetzbuch schützt das nichtöffentlich gesprochene Wort. Wer ein vertrauliches Gespräch ohne Einwilligung der Beteiligten aufzeichnet, macht sich strafbar – mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe. Strafbar ist außerdem, eine solche Aufnahme zu verwenden oder weiterzugeben. Das trifft nicht abstrakt „das Unternehmen", sondern die handelnde Person: den Geschäftsführer, die Teamleiterin, den Mitarbeiter, der das Tool gestartet hat.

Ein internes Team-Meeting oder ein Kundengespräch per Video ist nichtöffentlich. Entscheidend ist deshalb die Einwilligung aller Teilnehmer – und zwar bevor die Aufnahme läuft, nicht nachträglich. Ein Hinweis im Chat, den niemand liest, genügt nicht. Wer später dazukommt, muss ebenfalls informiert werden und widersprechen können.

Ob eine reine Live-Transkription, bei der keine Tonspur gespeichert wird, unter dieselbe Strafnorm fällt, ist juristisch nicht abschließend geklärt. Auf diese Unterscheidung sollten Sie sich nicht verlassen: Datenschutzrechtlich ändert sie ohnehin nichts.

Was der Datenschutz von Ihnen verlangt

Ein KI-Protokoll verarbeitet personenbezogene Daten – Stimmen, Namen, Aussagen, oft auch Meinungen über Dritte. Die DSGVO verlangt dafür eine Rechtsgrundlage, Transparenz und ein Löschkonzept. Vier Punkte sind in der Praxis entscheidend:

Rechtsgrundlage: Gegenüber Beschäftigten ist die Einwilligung heikel, weil sie freiwillig sein muss – im Arbeitsverhältnis ist das schwer darzustellen. Tragfähiger ist meist eine Betriebsvereinbarung oder, in Unternehmen ohne Betriebsrat, eine klare interne Richtlinie mit sauberer Interessenabwägung.

Anbieter: Der Tool-Anbieter verarbeitet Ihre Gesprächsinhalte. Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und müssen wissen, wo die Daten liegen und ob sie zum Training der Modelle genutzt werden. Letzteres lässt sich bei den meisten Anbietern abschalten – es passiert nur nicht automatisch.

Speicherdauer: Transkripte sind Volltextprotokolle jedes Nebensatzes. Legen Sie fest, wie lange sie aufbewahrt werden und wann sie automatisch gelöscht werden. In der Regel reicht die freigegebene Zusammenfassung; das Rohtranskript kann weg.

Vertraulichkeit nach außen: Bei Gesprächen mit Kunden, Lieferanten oder Beratern kann eine Geheimhaltungsvereinbarung dem Mitschnitt entgegenstehen. Prüfen Sie das, bevor Sie das Tool in externen Terminen einsetzen.

Betriebsrat und KI-Verordnung: zwei Pflichten, die gern übersehen werden

Gibt es einen Betriebsrat, ist der Einsatz mitbestimmungspflichtig. KI-Protokollierung ist eine technische Einrichtung, die geeignet ist, Verhalten und Leistung von Beschäftigten zu überwachen – ob Sie das wollen oder nicht. Ohne Einigung mit dem Betriebsrat darf das Tool nicht laufen. Eine Betriebsvereinbarung löst dieses Problem und schafft zugleich die datenschutzrechtliche Grundlage.

Seit dem 2. August 2026 ist die europäische KI-Verordnung allgemein anwendbar. Für Meeting-Assistenten sind vor allem zwei Punkte relevant. Erstens: Funktionen zur Emotions- oder Stimmungserkennung von Beschäftigten sind am Arbeitsplatz verboten – ein Tool, das die „Stimmung im Team" auswertet, kommt nicht in Frage. Zweitens: Unternehmen müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter, die KI einsetzen, über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Eine kurze, dokumentierte Schulung genügt dafür in aller Regel.

Ein Punkt aus der Praxis: Das Protokoll ist nicht automatisch richtig

KI-Zusammenfassungen verdichten – und dabei verschieben sich Aussagen. Aus „wir prüfen das" wird schnell „wir setzen das um". Wenn ein solches Protokoll unkontrolliert an Kunden geht oder später in einer Auseinandersetzung auftaucht, diskutieren Sie über Inhalte, die so nie besprochen wurden. Legen Sie fest, dass jedes Protokoll von einer verantwortlichen Person freigegeben wird, bevor es den Kreis der Teilnehmer verlässt.

Was Sie jetzt tun sollten

Vier Schritte reichen für einen rechtssicheren Einsatz: Legen Sie fest, in welchen Meeting-Typen KI-Protokolle erlaubt sind und in welchen nicht. Regeln Sie die Einwilligung zu Beginn jedes Termins als festen Ablauf. Klären Sie Vertrag, Speicherort und Löschfristen mit dem Anbieter. Und fassen Sie das Ergebnis in einer Betriebsvereinbarung oder einer verbindlichen Richtlinie zusammen, damit sich nicht jeder Mitarbeiter seine eigene Praxis baut.

Wir begleiten Unternehmen bei genau diesen Fragen – von der Prüfung des konkreten Tools über die Betriebsvereinbarung bis zur Richtlinie, die im Alltag auch funktioniert. Sprechen Sie uns an, bevor das Tool im Unternehmen bereits verbreitet ist. Die Nachsteuerung ist deutlich aufwendiger als die saubere Einführung.